TIETOSUOJASELOSTE

- yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Laatimispvm: 24.10.2001

Päivitetty 24.01.2007

Päivitetty: 1.11.2008

Pohjois-Suomen Media Oy

Pohjolan Sanomat TILAAJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä	Pohjois-Suomen Media Oy, Pohjolan Sanomat Y-tunnus 0192193-6
	Postiosoite: Sairaalakatu 2, 94100 KEMI. Käyntiosoite: Sairaalakatu 2, 94100 KEMI Puhelin: 010 665 011
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö	Hilkka Petäsnoro, asiakaspalveluesimies
	Sairaalakatu 2, 94100 KEMI Puhelin: 010 665 6416
3. Rekisterin nimi	Pohjolan Sanomat tilaajarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus	1. Henkilötietolain 8 § mukaiset yleiset edellytykset, esim: · asiakassuhteen hoitaminen, hallinta, ylläpito ja kehittäminen · asiakassuhdetta vahvistavat markkinointitoimenpiteet (kuten esim. asiakaskirjeet ja tiedotteet) · tilausten uudistaminen ja markkinointitoimenpiteiden kohdistaminen potentiaalisille asiakkaille · omien sekä konsernin tuotteiden markkinointi · päällekkäisten tietojen hallinta ja eliminointi · lehden jakelu, laskutus ja mahdolliset perintätoimenpiteet 2. Henkilötietolain 4 luvun mukaisesti Pohjolan Sanomilla ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä ja näiden yhteistyökumppaneilla on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset sekä muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä tilastointi) henkilötietolain mukaisesti luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain nojalla sekä rekisteröidyn suostumuksella tai toimeksiannosta taikka asiakassuhteen perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö	1. Asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi ja osoite sekä suoraveloitusasiakkailla tilinumero. Vapaaehtoisia tietoja ovat puhelinnumerot ja sähköpostiosoite. Asiakkaan ilmoittamat markkinointilupatiedot ja tarjouskiellot. 2. Lehden jakeluun, laskuttamiseen ja perintään liittyvät tiedot 3. Asiakkuuteen liittyvät tiedot (kuten tilaus-, osto- ja maksukäyttäytymistiedot) 4. Mahdollisesti yksi asiakkaaseen liitettävä muu tunnistetieto
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakkaan suostumuksella asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas tilaa lehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta tai hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen tai antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla. Asiakkaan nimi- ja osoitetietoja voidaan päivittää VRK/Väestötietojärjestelmästä ja puhelinnumeroita puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekistereistä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kaupparekisteristä, Tilastokeskuksen ja TNS Gallupin rekistereistä ja sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Mahdollinen kaupallisen puhelintarjonnan rajoituspyyntö päivitetään Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle	Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, markkinatutkimuksiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja vastaaviin selvityksiin sekä markkinointikilpailujen järjestämiseen muille konserniin kuuluville yhtiöille ja heidän yhteistyökumppaneilleen Henkilötietolain 19 § mukaisesti, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa käsittelyä ja luovuttamista. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ellei se ole lehden jakelun tai muun syyn kannalta tarpeellista.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet	A. Manuaalinen aineisto Säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. B. Sähköisesti talletetut tiedot Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen	Rekisteröidyllä on kerran vuodessa henkilötietolain 26 § mukaisesti oikeus tarkastaa maksutta häntä koskevat Pohjolan Sanomien tilaajarekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteella: Pohjolan Sanomat / Tilaajarekisteriasiat Sairaalakatu 2, 94100 Kemi. Pohjolan Sanomat toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn tarkastuspyyntö on saapunut rekisterinpitäjälle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Sairaalakatu 2, Kemi.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen	Rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 § mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Pohjolan Sanomille virheen korjaamista koskevan pyynnön kirjallisesti yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittamalla asiakaspalveluumme numeroon 010 665 6555.
11. Muut mahdolliset oikeudet	Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle tai soittaa asiakaspalveluumme numeroon 010 665 6555.